Warum brauchen Kirchgemeinden GEVER bzw. Geschäftsverwaltungs-Lösungen?

Um die Institution Kirche zu organisieren und zu gestalten, sind Menschen an der Arbeit, welche in Aufgaben und Abläufe von kirchlichen Institutionen eingebunden sind. Diese Institutionen sind an Regeln und Vorgaben der öffentlichen-rechtlichen Körperschaften wie beispielsweise die kantonalen Landeskirchen gebunden. Diese wiederum erhalten kantonale Vorgaben für die Erfüllung ihrer Aufgaben.

Die Kirchgemeinden im Kanton Zürich und Kanton Bern müssen auf Grund dieser kantonalen Bestimmungen entsprechende Massnahmen zur Verwaltung und zum Schutz von Informationen treffen.

Im Kanton Zürich hat der Regierungsrat dazu die » Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) erlassen. Der Kanton Bern regelt dieses Thema im » Gesetz über die digitale Verwaltung.

Auf Bundesebene sind auf den Seiten der Bundeskanzlei entsprechende » Informationen abrufbar.

Links zu Kantonalen Gesetzen

• Bern: » Gesetz über die digitale Verwaltung
• Schaffhausen:
• Zürich: » Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)

Link melden: » andreas.erni@kirchenweb.ch

“Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen!”
Die Archive der Kirche sind seit Jahrzehnten Fundgruben für Ahnenforschung und Historische Dokumentationen. Auch wenn diese je länger je mehr an Bedeutung für Geschichtsforschende verlieren, gewinnt die digitale Dokumentenverwaltung für die Behörde und die Mitarbeitenden an Bedeutung.

Wo und wie wird Gever in Kirchgemeinden eingesetzt?

Protokollierung

Eng verknüpft mit der Geschäftsverwaltung ist auch die Protokollierung von Behörden-, Arbeitsgruppe-Sitzungen oder Kirchgemeinde-Versammlungen. Neben Sitzungsplanung und elektronischer Einladungen, bieten Gever-Lösungen entsprechende Funktionen, mit welchen aus den eingereichten Traktanden und den getroffenen Beschlüssen Protokolle erstellt werden. Weiter lassen sich mit wenigen Klicks Protokollauszüge und Verzeichnisse zu Beschlüssen oder Geschäften generieren.

Aktenauflage

Insbesondere für Behörden ist eine standortunabhängige, digitale Aktenauflage eine grosse Arbeitserleichterung. Mit entsprechender Zugriffskontrolle greifen Behördenmitglieder auf diese Daten zu. Mit entsprechenden Rechtevergaben haben die Personen nur auf jene Dokumente Zugriff, welche für sie bestimmt sind.

Behördenwechsel

Mit Gever-Lösungen werden Behördenwechsel zu künftig einfach und schnell erledigt. Die elektronische Rechtevergabe ermöglicht ein Wechsel der Zuständigkeiten und Verantwortungen ohne Übergabe von Ordnern oder Speichermedien.

Geverlösungen an der Sitzung

An den vielen Sitzungen sind die persönlichen Notebooks oder Tablet nicht mehr wegzudenken.
Wie überall ist hier die Gefahr gross, dass dabei noch Emails beantwortet oder gar Ferien gebucht werden. “Spielregeln” helfen, die Aufmerksamkeit der Sitzungsteilnehmenden hoch zu halten.

Verschiedene Gremien nutzen auch Beamer oder Bildschirme, wo die aktuellen Traktanden und die dazugehörenden Dokumente gezeigt werden. Die Gever-Lösungen bieten dazu oftmals optimierte Ansichten.

Ordnungssystem - Aktenplan - Registerplan

Ein wichtiger Bestandteil in einer Gever-Lösung sind Ordnungssysteme bzw. Aktenpläne oder Registerpläne. Diese bilden das Grundlage für die Ablage der Dossiers und Geschäfte.

Beispielsweise gibt das Staatsarchiv des Kantons Zürich diese für politische Gemeinden sowie Schul- und Kirchgemeinden heraus (» Musteraktenpläne). In anderen Kantonen liegt dies in der Verantwortung der Kantonalkirchen.

Nach diesen Ordnungssystemen wird das physische Archiv, Dokumentenablagen und auch die Geschäftsverwaltungen geordnet.

Auch in Ordnungssystemen die Übersicht zu behalten wird bei der steigenden Anzahl an Dokumente immer eine grössere Herausforderung. Eine intelligente Volltextsuche spart hier sehr viel Zeit.

Schnittstelle zu Archivsystemen

Für die Ablieferung von Dossiers und Dokumenten aus Gever-Systemen, Fachanwendungen, Datenbanken und Dateisammlungen an ein Archiv besteht der e-CH E-Goverment Standard » eCH-0160 - Archivische Ablieferungsschnittstelle. Achten Sie bei der Auswahl einer Gever-Lösung auf die Bereitstellung einer entsprechenden Ablieferungsschnittstelle.

KI in Gever-Lösungen

Bei der elektronischen Geschäftsverwaltung kann insbesondere bei der Suche nach Dokument-, Traktanden- und Protokollinhalten auch KI eingesetzt werden. Diese KI-Suche ist in der Regel integraler oder modularer Bestandteil der Gever-Lösung. Die Anbieter sind in diesem Bereich in der Anfangsphase.

kirchenweb.ch empfiehlt kirchlichen Institutionen sich frühzeitig mit dem Thema der digitalen Geschäftsverwaltung zu befassen. Für die Einführung einer GEVER Lösung ist mit 9-12 Monaten zu rechnen. Ein guter Zeitpunkt für die Einführung ist ein Legislaturwechsel oder ein Zusammenschluss mit einer anderen Kirchgemeinde.

Verschiedene Verbände haben sich bereits mit der Einführung von Gever Lösungen befasst:

» VPK - Verband des Personals Zürcherischer Evang.-ref. Kirchgemeindeverwaltungen
» PulsNETZ - Eine Initiative des » Kirchgemeindeverbands des Kantons Bern

Kontaktieren Sie Ihre Landeskirche und ihre Nachbargemeinde. Ein gemeinsamer Austausch fördert den Wissensaufbau.

kirchenweb.ch gmbh steht ihnen gerne für eine kostenlose Kurzberatung zur Verfügung. Kontaktieren Sie dazu » Andreas Erni

kirchenweb.ch hat sich dazu entschieden, keine Gever-Lösung anzubieten. Das Angebot in der Schweiz ist zwar überschaubar, aber die Qualität und die Benutzerfreundlichkeit der Applikationen ist sehr hoch. Verschiedene Anbieter haben eine mehrjährige Erfahrung und gut etablierte Software-Lösungen

kirchenweb.ch prüft die Erweiterung des Moduls “Dokumentverwaltung”, um künftig auch Metadaten zu Dokumenten abzulegen. Weiter konzentriert sich kirchenweb.ch auf die Bereitstellung von Schnittstellen, welche kirchlichen Mitarbeitenden und Behördenmitgliedern einen schnellen Austausch von Dokumenten und die Publikation von Beschlüssen ermöglicht.

Kommen Sie auf » uns zu, wenn sie kirchenweb und eine Geverlösung verknüpfen wollen.
Wir kontaktieren gerne den Anbieter und suchen nach einer geeigneten Lösung.

- » CMI der CM Informatik AG
- » eGeko der Ategra AG
- » Gever365 der Upgreat AG
- » OneGov Gever der Fabasoft AG

In Planung
- » KiKartei Gever-Modul der KW Software AG (Modul für KiKartei)