Ein professionelles Raummanagement durch eine Raumverwaltung wird unausweichlich, wenn die Räume durch immer mehr Anspruchsgruppen genutzt werden wollen, oder die Zusammenarbeit von zwei oder mehr Kirchgemeinden ins Auge gefasst wird. Der Baustein Veranstaltungs- & Raumzentrale von Kirchenweb ist ein ausgereiftes Werkzeug dafür. Seit Jahren ist dieser Baustein in vielen Kirchgemeinden bzw. Pfarreien erprobt und wird stehts weiterentwickelt und ausgebaut.

• Der Termin des Seniorennachmittags steht fest. Ich trage ihn in der Veranstaltungs- & Raumzentrale ein und buche so übers Internet den Saal des Kirchgemeindehauses grad mit. Der Sigrist wird automatisch per Mail informiert.
• Ach ja, den Beamer brauch ich auch noch. Klick. Und schon gebucht.
• Habe grad nachgeschaut: auf der Internet Seite der Senioren und im Internet Kalender der Kirchgemeinde ist der Seniorennachmittag automatisch eingetragen worden.
• Der musikalische Gast für die Kirche ist jetzt auch klar. Kurz übers Internet in der Veranstaltungs- & Raumzentrale nachtragen - schon ist er überall publiziert.
• Die monatliche Publikation der Kirchgemeinde im Kirchenboten bzw. der Pfarrei im Forum oder Pfarreiblatt wird fällig. Die Sekretärin klickt auf "Kirchenbote/Forum" und findet den Seniorennachmittag schon fix fertig in der Agenda vor. Sie kann das Word-Dokument noch redigieren und dann per Mail verschicken.
• Ich merke, ich brauche auch noch einen Flipchart in der Kirche. Uups. Das Internet Buchungssystem meckert. Aha, mein Kollege hat ihn schon belegt. Zum Glück früh genug gemerkt, jetzt kann ich eine Alternative suchen.
• So, die Angaben für die Lokalzeitung müssen zusammengestellt werden. Die Sekretärin erhält auch da einen fertigen Eintrag in der Word-Ausgabe. Alles automatisch!
• Der Seniorennachmittag ist vorbei. Es war toll, alles hat geklappt. In der Internetagenda ist er automatisch ins Archiv verschoben worden.

Warum die Arbeit doppelt machen: dieselben Termine in die Internet-Agenda eingeben und anschliessend noch einmal in meinem persönlichen Kalender erfassen? Der Kalender-Export ist ein Baustein der hier Abhilfe schafft. Er ist eingebunden in ein Verwaltungs- oder ein Verwaltungs & Publikations-Systems.

Kirchenweb richtet Ihnen einen oder mehrere Synchronisationen ein, bei denen Veranstaltungen, Sitzungstermine, Reservationen etc. aus der Internet Agenda regelmässig in ihren persönlichen Kalender synchronisiert werden, seien es Outlook-, Google- oder andere Kalender.
Sie bestimmen, welche Daten synchronisiert werden. Wir richten für Sie einen präzisen Datentransfer ein. Und wir schauen dazu, dass bei Systemänderungen von Microsoft, Google oder anderen Anbietern, die Synchronisation garantiert bleibt.

Neue Unterrichtskonzepte und die Mobilität der Jugendlichen erfordern neue Informations- und Erinnerungskanäle. Eine gute Möglichkeit ist die Nutzung von SMS. Der Baustein SMS Editor & Versand von kirchenweb.ch stellt Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, um schnell und rechtzeitig eine ganze Klasse zu informieren. Der Versand von SMS ist sogar zeitversetzt möglich.
Wenn die Daten der Konfirmandenkurse bekannt sind, öffnen Sie den SMS Editor. Dort geben Sie ein Standard-Erinnerungs-SMS ein und wählen per Mausklick die Daten aus, an denen das SMS zur Erinnerung an den Kurs verschickt werden soll. Sie werden sehen: die Absenzen werden weniger.

Sie gestalten mit dem Baustein Online - Formular eigene Anmelde- und Rückmeldeformulare im Internet. Sie setzen einen Termin fest, bis wann die Anmeldung möglich ist und begrenzen die Anzahl der Anmeldungen.
Die Daten der ausgefüllten Formulare werden in einer Datenbank gespeichert, sind online einsehbar und können in ein Excel-File exportiert werden.
Neben der Anmeldung für Jugendlager, Seniorenwoche etc. lässt sich das Formular auch im geschützen Bereich einsetzen. Eine Pfarrwahlkommission hat z.B. die Möglichkeit, Bewerbungen via Formular einheitlich zu bewerten. Alle Bewertungen zu einer Bewerbung sind dann in einer Tabelle gesammelt. Das aufwändige Zusammentragen der Bewertungen fällt weg.

*Eine einfache Version des Online - Formulars ist in den meisten Systemen standardmässig als Erweiterung mit dabei. Die Vollversion mit Datenbankanbindung und Excel-Ausgabe wird als Baustein abonniert.

Systeme	Anzahl Konti
Mini - Internetauftritt	1 Konto
Basis - Internetauftritt	7 Konti
Basis - Verwaltung	17 Konti
Basis - Verwaltung & Publikation	17 Konti
Systeme	Anzahl Konti
Profi - Verwaltung	unbeschränkt
Profi - Verwaltung & Publikation	unbeschränkt
Regional - Verwaltung	unbeschränkt
Regional - Verwaltung & Publikation	unbeschränkt

In einem Basis - System, seien es Basis - Verwaltung oder Basis - Verwaltung & Publikation, erhalten Sie Mailgruppen mit sämtlichen Funktionen bzw. Möglichkeiten eines Profi - oder Regional - Systems. Einzig der Umfang wird auf 3 Mailgruppen beschränkt. Wir schlagen vor, diese 3 Mailgruppen wie folgt einzusetzen: Eine für die Behörde, eine für die Zusammenarbeit mit dem Sekretariat und eine für den Newsletter-Versand.

In Kirchgemeinden, Pfarreien und kirchlichen Organisationen gibt es Arbeitsgruppen, Teams und Behörden. Mit dem Baustein Mailgruppen (Basis) erfassen Sie solche Gruppen und weisen ihnen eine Mailadresse zu. Diese nutzen Sie für den Gruppen-Mailversand sowie für den Schutz von Dokumenten. Im System Basis - Verwaltung & Publikation kann die Mailgruppe auch für den Newsletter eingesetzt werden.

So organisieren Sie die Behörde mit einer Mailgruppen.

• Sie definieren den Gruppennamen (z.B. Kirchenvorstand)
• Sie erstellen für die Gruppe eine Mailadresse mit der Kirchgemeinde-Domain (diese sieht z.B. so aus: kirchenvorstand@evang-amriswil.ch)
• Sie definieren, wer zur Gruppe gehört und weisen diese Personen der Mailadresse zu - so entsteht die Mailgruppe. Ein Mail an diese Adresse erhalten alle Mitglieder der Gruppe.
• Sie erhalten im geschützten Bereich einen Dokumentenordner, der dieser Mailgruppe zugeordnet ist. Er trägt den Namen der Gruppe (in unserem Fall "Kirchenvorstand"). Dieser Ordner ist nur sichtbar für die Mitglieder der Mailgruppe.
• Alle Dokumente, die in diesen Ordner oder in Unterordner darin abgelegt werden, erhalten die Zugangsberechtigung nur für die Mitglieder dieser Mailgruppe. Hier legen Sie z.B. Einladungen und Sitzungsprotokolle ab.